Een krantenredactie beoordeelt in korte tijd veel verschillende berichten. Redacteuren kijken eerst of een bericht nieuwswaardig is en of het voor een grote groep lezers interessant is. Hoe gemakkelijker je het hen maakt, des te groter de kans is dat je bericht wordt overgenomen. Hoe doe je dat, een persbericht schrijven? Heel simpel, je gebruikt gewoon dit stappenplan als hulpmiddel!

Stap 1: voor wie?

Denk na over aan wie je het persbericht stuurt. Een redacteur van een landelijke krant zit heus niet te wachten op een bericht over een opening van een plaatselijke brasserie. Zorg dat de inhoud van het bericht aansluit op de doelgroep (de lezers) van het medium dat je wilt inzetten. Zo voorkom je dat je bericht direct in de prullenbak belandt.

Model voor een persbericht (pdf)

Stap 2: welke vorm?

Bekijk het model voor een persbericht. Bovenaan geef je aan dat het om een persbericht (PERSBERICHT) gaat, met daaronder de datum.

Stap 3: welke boodschap?

De titel van je bericht is een pakkende kernboodschap van je bericht, die uitnodigt om verder te lezen.

Stap 4: welke lead?

Belangrijk is dat je in de eerste alinea (de ‘lead’) meteen ziet waar het bericht over gaat. Je begint met het nieuws en omschrijft dit kort en bondig. In de lead geef je antwoord op de WWWWWH-vragen: wie, wat, waar, waarom, wanneer en hoe. Een goede lead bevat maximaal 100 woorden.

Stap 5: welke opbouw?

Maak je persbericht oprolbaar: zet het belangrijkste nieuws bovenaan. De kern staat in de titel. De achtergrondinformatie komt in de alinea’s onder de lead. De onderste alinea’s kunnen wegvallen; de redactie moet het kunnen bericht inkorten als er te weinig ruimte is.

Stap 6: welke stijl?

Houd het bericht zo kort mogelijk (maximaal 1x A4) en beperk je tot één onderwerp per bericht. Gebruik tussenkopjes waarin je duidelijk maakt waar de alinea’s over gaan. Houd de inhoud objectief, feitelijk en onderbouwd. Vermijd jargon en superlatieven (‘uniek’, ‘het beste’, ‘uitstekende’), om te voorkomen dat de feiten in twijfel worden getrokken of dat de boodschap te commercieel overkomt. Sluit het persbericht duidelijk af (EINDE PERSBERICHT).

Stap 7: welke afzender?

Onder het persbericht zet je in een noot voor de pers aanvullende informatie: naam- en adresgegevens en een telefoonnummer. Zorg vooraf dat een woordvoerder namens je organisatie telefonisch bereikbaar is voor vragen nadat het persbericht is verstuurd! Het is een gemiste kans als een journalist aandacht wil besteden aan je belangrijke boodschap en niemand beschikbaar is voor vragen of commentaar.

Stap 8: hoe versturen?

Kopieer je persbericht in een e-mail zodat de redactie het bericht snel kan scannen. In het onderwerpveld zet je de titel (punt 2) van het bericht, voorafgegaan door PERSBERICHT. Zet in een korte, inleidende tekst waar het bericht over gaat. Zorg dat je persbericht correct is gespeld en stuur als het kan een goede, rechtenvrije (!) foto mee. Achtergrondinformatie, bijvoorbeeld over de organisatie, stuur je mee in een aparte bijlage, of in de noot voor de pers.

Stap 9: welke checks?

Bedenk dat afstemming van het persbericht tijd kost. Denk bijvoorbeeld aan externe partijen, van wie de naam in het bericht wordt genoemd. Voorkom misverstanden en stem het bericht vooraf af. Al is het maar om de naam van een bedrijf of instelling correct te spellen. Het zou immers jammer zijn als de krant verkeerde informatie krijgt, waardoor bij een grote groep lezers een verkeerd beeld ontstaat.

‘Intern gaat voor extern’, een gouden regel in de communicatie.

Collega’s en medewerkers stellen het meestal niet op prijs om nieuws over hun organisatie in de krant te moeten lezen. Zorg daarom dat het nieuws interne bekend is voordat het naar buiten gaat.

Gebruik je voor je persbericht meerdere e-mailadressen? Zet ze dan in het veld BCC in je mail en richt de e-mail aan jezelf. Dan weet je bovendien zeker dat het bericht is verstuurd. De e-mailadressen van de media zijn meestal gemakkelijk via internet te vinden, of bijvoorbeeld in een colofon van een dag- of nieuwsblad. Bewaar ze en maak er een perslijst van.

Stap 10: welke vervolgstappen?

Zodra je de mail hebt verstuurd, kun je het persbericht opnemen op je website. Neem alleen de inhoud van het bericht over, zonder de noot voor de pers. En laat zien van welke datum het bericht is. Eventueel maak je voor jezelf een archief aan voor persberichten, zodat je snel kunt terugvinden welke persberichten je eerder hebt verstuurd.