Je herkent jezelf vast wel in de kerststress en de eindejaarsdrukte. In het communicatievak is dat echt niet anders: de laatste nieuwsbrief en het relatiemagazine moeten ‘nog even’ de deur uit voordat iedereen onder de kerstboom zit. In de tijd van de goede voornemens: hoe belangrijk is communicatieplanning?

Hoewel een planning volgens het boekje een vast onderdeel is van het communicatieplan besteedt de meeste vakliteratuur er minimaal aandacht aan. Vreemd! Nu ben ik geen voorstander van dikke communicatieplannen. Integendeel, die verdwijnen vaak ergens in een bureaulade. Effectiever is een communicatiekalender op één A4’tje waarbij de uitgangspunten vooraf organisatiebreed zijn bepaald. Want je moet natuurlijk wel weten wat je op welk moment wilt communiceren en zorgen voor samenhang tussen alle communicatieboodschappen en -middelen.

Het begin

Stel je wilt een evenement organiseren en je denkt erover om Twitter in te zetten. Een enkele tweet versturen over dit evenement kost je relatief weinig tijd. Maar zorgt die ene tweet voor samenhang in je totale communicatie? Is Twitter wel het juiste medium? En wanneer start je dan met twitteren? Heb je al wel volgers? Ongetwijfeld zullen in het campagnedraaiboek voor het evenement ook communicatiemiddelen voorkomen die een langere voorbereidingstijd vragen. Zoals een persbericht, een advertentie of een artikel. Alleen… waar en wanneer moet je beginnen?

Voorbereiden

Zet op een rijtje welke activiteiten voor dit evenement nodig zijn. Belangrijke data of geschikte momenten waarop je met je boodschap kunt inhaken. Denk bijvoorbeeld ook aan een landelijke feestdag, een nationale dag of de wisseling van seizoenen. Wat wil je vertellen (boodschap)? Wie zou je hierover moeten en willen informeren (doelgroep)? En waar heeft jouw doelgroep belangstelling voor?

Plannen

Bedenk welke boodschappen je wilt inzetten, ga ze plannen en koppel er de juiste communicatiemiddelen aan. Stel je wilt het evenement in mei organiseren. Welke organisaties en personen behoren tot je publiek? Heb je alle contactgegevens? Hoe kun je ze het beste bereiken? Welke activiteiten sluiten het beste aan bij hun interesse en behoefte? Wat heb je over het evenement allemaal te vertellen? En, als je in mei voldoende bezoekers voor je evenement wilt hebben, wanneer begin je dan met communiceren? Je zult ontdekken dat zo’n evenement uiteindelijk toch meer voorbereiding vraagt dan je aanvankelijk dacht.

Terugrekenen

Plzant agenda

Terugrekenen vanaf de momenten waarop je wilt communiceren – dus vanaf de einddatum – is handig bij het plannen. Denk daarbij ook aan de productietijd voor bijvoorbeeld drukwerk, vormgeving en teksten. Gadgets hebben soms een lange levertijd. Zo hebben wij wel eens meer dan een half jaar van tevoren tasjes met een bijzondere bedrukking moeten bestellen. En laat de planning voldoende ruimte? Bijvoorbeeld om een proef heen en weer te sturen naar de vormgever of meelezers of voor eventuele onvoorziene zaken? Een goede planning geeft rust en overzicht. Bovendien ben je flexibeler gedurende het proces. Je weet immers vooraf wanneer je ergens nog tijd voor hebt.